5 elementos essenciais para uma reunião eficaz

“Marcamos uma reunião”.

“Podemos marcar uma reunião?”

“Então, marcamos uma reunião para falar disso.”

Conhece este discurso, certo? E deixe-me adivinhar: desde que o mundo se tornou pandémico e o teletrabalho invadiu a vida de muitos a palavra reunião é substituída por call. O nome muda, porém a praga é a mesma.

O que não significa reunir?

Antes de falarmos do que significa reunir, gostaria de o/a convidar a pensar no que não é reunir num contexto profissional.

Reunir não é um momento de socialização puro. Não reunimos para estar uns com os outros, para matar saudades da pessoa X ou Y – para isso temos os cafés, os almoços e outros momentos informais.

Reunir não é um almoçar. Os almoços de trabalho são entidades mistas, onde não é claro o que é trabalho e o que é lazer. Depois será preciso reunir para resolver o que supostamente iríamos tratar na hora do almoço e que ficou em segundo plano pela vontade de convívio.

Reunir não é só juntar pessoas num espaço (físico ou online), num dado dia e hora. Isso é fácil, basta enviar um convite e depois as pessoas aparecem. Não sabem ao que vão. Não têm foco, mas aparecem.

O que significa reunir?

Um dos significados presentes no Priberam é “constituir-se para funcionar”. Não tenhamos medo da palavra funcionar, pois é essencial que as reuniões funcionem. É para isso que elas existem.

Reunir é ter um foco. Reunimos para resolver um problema, fazer um ponto de situação ou definir os próximos passos. Podemos reunir para debater um relatório. Há vários focos possíveis e por isso é fundamental que o foco seja partilhado por todos os intervenientes. Quando mais específico for o foco, melhor.

Reunir é juntar as pessoas que são relevantes para o processo em causa. Não vale a pena convidar o Martim e a Cláudia para estar na reunião se o assunto não é relevante para eles ou se eles não estão a par do processo. A reunião serve para avançar e não para recuar e explicar o caminho feito até aqui.

Reunir é ter um tempo para começar e um tempo para terminar. É importante definir um tempo para a reunião. Meia hora, uma hora, duas horas? É variável. Uma vez tendo o foco definido e os passos que vamos dar na reunião, apontamos para um tempo de duração. Pode ser necessário testar e afinar. Cabe ao gestor da reunião este trabalho.

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Sigmund / Unsplash

5 elementos essenciais para uma reunião eficaz

Há uns anos aprendi uma técnica que foi chave para aprender a gerir reuniões (e não só). Os Seis Chapéus do Pensamento, de Edward de Bono. A técnica é simples e tem um lado lúdico que cativa pessoas de todas as idades. A partir daí não larguei mais este autor e além de o ter citado na minha dissertação de mestrado, tenho aplicado as suas propostas de pensamento no meu dia-a-dia, nomeadamente na gestão de reuniões.

O livro Thinking Course  apresenta uma proposta de criação de Clubes de Pensamento que pode ser adaptada para o contexto de gestão de reunião. Um dos pontos importantes passa pela preparação da reunião, distribuindo papéis e definindo o foco da mesma.

Partindo da proposta de Edward de Bono, eis alguns pontos que destaco para uma gestão eficaz de reuniões (ou calls, vá!):

– as pessoas

A reunião deve ser composta pelas pessoas que têm algo a dizer ou a acrescentar ao foco da reunião. Edward de Bono considera que seis constitui o número máximo de pessoas por reunião: permite diversidade e possibilidade de partilha de tarefas. Poderá haver tarefas específicas para cada uma das pessoas, para rentabilizar o tempo e a energia de cada um.

Quanto a mim há três tarefas que são essenciais: preparar a reunião, gerir o cumprimento dos objectivos da reunião e gerir o tempo. Outras tarefas poderão surgir de acordo com o contexto e aí o conselho é: menos é mais. Nada de querer enfiar o Rossio na Rua da Betesga e ter um número de tarefas incomportável para a estrutura da reunião.

Defina quem é o Gestor (pode chamar-lhe Anfitrião ou até Mestre de Cerimónias) que vai ter como tarefas:

  • indicar os objectivos da reunião;
  • pedir à pessoa X ou Y que prepare a matéria A ou B para a reunião (se aplicável);
  • definir um plano de trabalho, onde conste o propósito  geral da reunião, “o quê”, “quanto tempo” e “quem”;
  • controlar o tempo – isto pode implicar cortar a palavra à pessoa X ou Y durante a sua fala.

– o local da reunião

No contexto que vivemos muitas das nossas reuniões acontecem online. Tendo em conta que há várias plataformas disponíveis, cada uma delas com as suas especificidades, garanta que as pessoas sabem navegar no zoom, no Google meet ou no teams.

Poderá ter de alocar algum tempo para fazer o teste com as pessoas e se assim for marque esse teste antes da reunião, num dia diferente, para que o foco desse encontro seja o de aprender a navegar na plataforma e ponto final.

Poderá ter de estabelecer algumas regras, como ter o micro desligado durante grande parte do tempo e ligar apenas quando for dada a palavra. Garanta que as pessoas têm conhecimento dessas regras antes da reunião – prepare um guia com linhas orientadoras e envie por e-mail com tempo suficiente para que as pessoas possam ler antes da reunião.

– frequência

A frequência com que a equipa X reúne depende muito do trabalho que têm para fazer. Conheço equipas que reúnem uma vez por semana, sempre à segunda-feira, para fazer pontos de situação e estabelecer as prioridades dos dias seguintes. É uma forma de criar uma âncora para a semana. Outros projectos mais específicos poderão exigir outra frequência.

– duração

A duração da reunião depende do seu foco. Se estivermos todos dentro do foco, se tivermos connosco a ordem de trabalhos e a definição do quê, quando e do quem, as reuniões podem ser de 30 ou 45 minutos. Uma regra básica é não misturar muitos tópicos de cada vez (lá está, evitar enfiar o Rossio na Rua da Bestega). Há várias reuniões que podem ser e-mails e por isso é bom escolher quais são os temas que vão MESMO exigir que se articulem agendas e vidas para que seis pessoas estejam todas no mesmo local à mesma hora.

– diário de bordo

No final de cada reunião o Gestor regista o sumário do encontro e as ideias fundamentais partilhadas. É um documento onde deve constar os próximos passos: quem faz o quê e até quando.

Nos tempos que correm a minha sugestão vai no sentido de ter este documento partilhado de forma colaborativa numa Google drive ou sharepoint, para que possa ser actualizado em tempo real e visitado por qualquer um dos elementos da reunião, a qualquer momento.

Outro elemento chave: não ter pressa

A simplicidade e a assertividade podem exigir alguma prática e esforço, numa primeira fase. É essencial não ter pressa e estabelecer um tempo de treino e de adaptação para cada um dos intervenientes da reunião.

A pessoa que estiver mais à vontade com o formato deve avançar com a tarefa de Gestor que depois poderá ser rotativa para que todos experimentem e ganhem confiança no processo.

O artigo foi útil? Tem outras sugestões para tornar as reuniões eficazes? Partilhe nos comentários!

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