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Shared by Ricardo Vercesi / 29.11.2016

Kanbanizando…

Chegar à Active Media com o objectivo de agilizar a empresa é uma premissa só por si desafiante. Conseguir fazê-lo por forma a agilizar o método de trabalho da equipa e da administração seria outra história…

Percebi desde cedo que não iria ser possível implementar uma metodologia tipo Scrum. Quanto muito ScrumBut. E é fácil perceber porquê. A Active Media trabalha por objectivos. “Get the job done” é o lema. Não importa as horas a que chegas, sais, se trabalhas em casa porque a criança está doente, ou se precisas de ir ao dentista e perdes uma tarde numa sala de espera. Desde que os prazos se cumpram e a qualidade dos serviços prestados estejam ao nível considerado aceitável (que não é baixo, realce-se), tudo é válido. Há quem trabalhe à noite, fim-de-semana, em casa, no escritório, fora de Portugal. Enfim, esqueçam “dailies”, horários fixos e “time boxes”.

A alternativa? Convencê-los a trabalhar por ciclos, formando-os. E que usem e abusem Kanban.

Aprenderam DoD (Definition of Done) e a planear incluindo testes.

Quanto à administração, a conversa seria diferente. Não poderiam continuar a interromper. Tiveram que aprender a dizer NÃOnot really, na verdade aprenderam a dizer aos clientes que sim, podemos fazer, mas que temos uma pipeline de projectos que deve ser respeitada. E, acima de tudo, tiveram que se mentalizar que não podem fazer tudo sempre. Delegar e permitir que a equipa se auto organize e faça a gestão do seu próprio trabalho seriam as tarefas mais complicadas de conseguir.

Hoje, 2 meses mais tarde, penso que estamos no bom caminho. A equipa está gradualmente a utilizar Kanban em novos projectos e a administração conta com a ajuda preciosa de um Team Leader para fazer a triagem do trabalho a efectuar. Esse Team Leader, por sua vez, tem a responsabilidade de passar o backlog criado para a equipa, em sprints de tarefas semanais (não usando o Scrum, a equipa ainda prefere ter uma visão semanal do seu trabalho no Kanban principal). Por sua vez, a administração bem como a equipa toda têm uma visão global dos projectos num outro quadro.

Ainda não é a solução perfeita e haverá sempre espaço à melhoria. Mas têm sido passos importantes que permitem a que a empresa na sua totalidade tenha uma atitude mais crítica e consiga auto organizar-se e auto responsabilizar-se. Para além disso, e isto é sempre bom, fomenta uma maior proximidade entre todos dado que deixa de haver “quem manda” e “quem apenas obedece”.